Dauerbrenner: Das ordnungsgemäße Fahrtenbuch

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Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch

Um steuerliche Nachteile zu vermeiden, ist die Führung von ordnungsgemäßen Fahrtenbüchern anzuraten. Das Fahrtenbuch dient dem Nachweis des Privatanteils an der Gesamtfahrleistung. So kann beispielsweise die oft teure 1 %-Regelung zur Besteuerung des privaten Nutzungsanteils vermieden werden.

Anforderungen an das Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch muss für das gesamte Wirtschafts- bzw. Kalenderjahr lückenlos und fehlerfrei geführt werden. Ein Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Benennung des Fahrzeugs und amtliches Kennzeichen
  • Datum jeder Fahrt
  • Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt
  • Nur bei betrieblichen/geschäftlichen Fahrten (nicht bei privaten Fahrten):
    • Reiseziel (Ort, Straße, Hausnummer)
    • Reisezweck
    • aufgesuchte Geschäftspartner

Zudem setzt die Anerkennung des Fahrtenbuchs voraus, dass dieses fortlaufend und zeitnah geführt und im Original vorgelegt wird. Auch ein späterer Übertrag von Rohaufzeichnungen wäre schädlich, wenn der Übertrag nicht zeitnah erfolgt.

Fehlen z.B. die Angaben über die Kilometerstände des Fahrzeuges bei Beginn und Ende der betrieblich veranlassten Fahrt oder werden die Eintragungen nur einmal im Monat vorgenommen, so ist das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß.

Geschlossene Form

Der Privatanteil an der Gesamtfahrleistung ist zu versteuern. Diesen Anteil zu dokumentieren ist Zweck des Fahrtenbuchs. Der BFH fordert daher, dass diese Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen. Dies ist nur zu erreichen, wenn das Fahrtenbuch in einer äußerlich geschlossenen Form geführt wird. Aufzeichnungen auf losen Blattsammlungen sind nicht zulässig.

Elektronisches Fahrtenbuch

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem handschriftlich geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Bei elektronischen Fahrtenbüchern müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen sein. Wenn dies nicht möglich ist, müssen die Änderungen und Ergänzungen dokumentiert werden.

Bei elektronischen Fahrtenbüchern sind i.d.R. folgende Angaben nachzutragen oder zu korrigieren:

  • Hausnummer
  • Geschäftspartner
  • Fahrtanlass

Diese Nachträge müssen aber zeitnah erfolgen.

Es bestehen nach Ansicht der Finanzverwaltung keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch, in dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, jedenfalls dann als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden.

Mehrere Fahrzeuge

Werden mehrere Fahrzeuge für private und betriebliche Fahrten genutzt, so ist für jedes Fahrzeug separat der private Nutzungsanteil zu ermitteln. Wird also nur für einzelne Fahrzeuge ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt, so ist für die anderen die sog. 1 %-Regelung anzuwenden.

Faktisch ergeben sich somit Gestaltungsmöglichkeiten. Beispielsweise kann es sinnvoll sein, für das abgeschriebene Fahrzeug die Fahrtenbuchmethode und für das Neufahrzeug (bei sehr hohem Privatanteil) die sog. 1 %-Methode anzuwenden.

Unterjähriger Wechsel der Methode

Ob für ein Fahrzeug die Fahrtenbuchmethode angewendet und damit ein Fahrtenbuch geführt werden soll, ist zu Beginn eines jeden Wirtschaftsjahres neu zu entscheiden. Ein unterjähriger Wechsel der Methoden (z.B. 1 %-Regelung in Urlaubszeit, da viele Privatfahrten) ist nicht zulässig. Soll erstmals ein Fahrtenbuch geführt werden, ist dies (bei kalenderjahrgleichem Wirtschaftsjahr) stets ab 01. Januar zu tun.

Bei unterjährigem Fahrzeugwechsel (z.B. neuer Firmenwagen) kann aber natürlich ab Beginn der Nutzung ein Fahrtenbuch geführt werden. Hier muss nicht bis zum Beginn des nächsten Wirtschaftsjahres gewartet werden.

Tipp: Wenn Sie bisher kein Fahrtenbuch führen, bietet sich der Jahreswechsel an, diese Entscheidung zu überdenken. Außerdem lässt sich der Vorsatz, es zu schaffen, das Fahrtenbuch das ganze Jahr über ordnungsgemäß und gewissenhaft zu führen, gut in das Bündel der guten Vorsätze zum neuen Jahr aufnehmen.

Häufige Beanstandungen seitens der Finanzverwaltung

  • Eintragungen wurden nicht zeitnah vorgenommen. Als Indiz hierfür gelten z.B.:
    • Durchgängig einheitliches, makellos sauberes Schriftbild
    • Keine Eselsohren bzw. verwischte Einträge
    • Keine Beschädigungen bzw. Verschmutzungen
  • Materielle Fehler im Fahrtenbuch. Hierzu zählen z.B.:
    • Der Kilometerstand lt. Fahrtenbuch stimmt nicht mit Kilometerstand lt. Werkstattrechnung überein
    • An einem Kalendertag aufgesuchter Ort lt. Fahrtenbuch passt nicht zu aufgesuchter Tankstelle lt. Tankbeleg
    • Andere Belege über Barzahlungen (z.B. Bewirtungskosten) passen nicht zu aufgesuchten Orten lt. Fahrtenbuch
  • Das Fahrtenbuch wird elektronisch geführt, ohne die o.g. Anforderungen zu erfüllen (z.B. Excel-Fahrtenbuch)

Negativbeispiel zum elektronischen Fahrtenbuch

Einer aktuellen Entscheidung des Finanzgerichts Niedersachsen lag folgender Sachverhalt zugrunde:

Dem Kläger stand ein Firmenwagen für Kundenbesuche und zur Privatnutzung zur Verfügung. Um die Anwendung der 1%-Methode zu vermeiden, erwarb er ein elektronisches Fahrtenbuch. Dieses zeichnete (eingesteckt in den Fahrzeugdiagnosestecker) die GPS-Daten des PKW automatisch auf. Den Zweck der Fahrt sowie die Namen und Anschriften der aufgesuchten Kunden musste der Arbeitnehmer später mittels einer Software selbst eintragen. Dazu war es programmtechnisch teilweise auch erforderlich, den tatsächlichen Kilometerstand abzulesen und in die Software einzutragen. Im Anschluss verglich die Software den rechnerisch unter Verwendung der GPS-Funktion ermittelten Kilometerstand mit dem abgelesenen Kilometerstand des PKW und erfasste bei Abweichungen von mehr als 5 % ggf. eine zusätzliche (private) Fahrt.

Seine Verpflichtung zur Erfassung der tatsächlichen Kilometerstände nahm der Arbeitnehmer jedoch offenbar nicht so genau. Wie das Gericht feststellte, stimmte der elektronisch ermittelte Kilometerstand nicht mit den in den Werkstattrechnungen ausgewiesenen Kilometerständen überein. Die Differenzen betrugen in den einzelnen Streitjahren zwischen 9.000 km und 10.000 km.

Der Kläger war der Ansicht, dass die Eintragung der Kilometer in die Software beim elektronischen Fahrtenbuch lediglich eine Formalie darstelle, auf die es im Zweifel nicht ankommen könne. Schließlich sei die gesamte tatsächlich gefahrene Strecke anhand der GPS-Daten lückenlos nachzuvollziehen.

Das sahen die Richter anders. Sie wiesen darauf hin, dass ein Fahrtenbuch zeitnah zu führen sei. Es reiche daher nicht aus, dass nur die Fahrten mit den per GPS ermittelten Geo-Daten selbst zeitnah aufgezeichnet worden sind. Vielmehr müssen alle Angaben, die für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erforderlich sind, zeitnah in das Fahrtenbuch eingetragen werden. Dies betreffe ausdrücklich auch die nachträglichen Ergänzungen zu Anlass sowie Name und Anschrift der aufgesuchten Kunden.