Was ist die Kassennachschau?
Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen hat der Gesetzgeber bereits Ende 2016 die Rechte der Finanzverwaltung gestärkt und ihr das Instrument der „Kassennachschau“ in die Hand gegeben. Die Neuregelung ist ab dem 01.01.2018 anzuwenden und betrifft vor allem bargeldintensive Betriebe wie z.B. Gaststätten, Cafés, Bäckereien, Metzgereien, Einzelhändler und Friseur-Salons. Durch die Gesetzesänderung soll es dem Fiskus erleichtert werden, die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung und damit letztlich die Vollständigkeit von Bareinnahmen zu überprüfen.
Die Kassennachschau erlaubt es zu diesem Zweck den hierfür zuständigen Beamten der Finanzverwaltung ohne vorherige Ankündigung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten die Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen zu betreten, um dort vor Ort Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können.
Hinweis:
Die Regelungen gelten unabhängig davon, ob Sie eine elektronische Registrierkasse oder eine Schubladenkasse bzw. sog. „offene Ladenkasse“ verwenden.
Potentieller Ablauf einer Kassennachschau?
Da die Kassennachschau innerhalb der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten stattfinden muss, ist nicht damit zu rechnen, dass die Beamten die Betriebsinhaber früh morgens aus dem Bett klingeln oder noch lange nach Geschäftsschluss am späten Abend zur Prüfung erscheinen. Was jedoch genau die üblichen Geschäftszeiten sind, ist abhängig von der jeweiligen Branche. Bei vielen betroffenen Betrieben kommt daher z.B. auch samstags eine Kassennachschau in Betracht.
Die von der Kassennachschau Betroffenen haben dem Betriebsprüfer auf Verlangen grundsätzlich Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen (z.B. Bedienungsanleitungen, Verfahrensdokumentation …) über die der Kassennachschau unterliegenden Sachverhalte und Zeiträume vorzulegen. Außerdem müssen Auskünfte erteilt werden. Dies gilt auch für elektronische Daten einer Registrierkasse. Auch sie müssen dem Betriebsprüfer zur Verfügung gestellt werden.
Was darf der Betriebsprüfer? Was darf er nicht?
Der Prüfer darf wie dargestellt, die Geschäftsräume betreten und die Vorlage bestimmter Unterlagen zur Kassenprüfung verlangen. Dies gilt auch für die Durchführung eines Kassensturzes. Hierzu ist jedoch stets erforderlich, dass sich der Betriebsprüfer durch Vorlage seines Dienstausweises legitimiert.
Eine Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in den Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich (z.B. Gastraum einer Gaststätte) sind, ist aber ohne Pflicht zur Vorlage eines Ausweises zulässig. Dies gilt z.B. auch für Testkäufe. Der Betriebsprüfer darf also auch „verdeckte Ermittlungen“ vornehmen. Die Kassennachschau gewährt der Finanzverwaltung aber kein Durchsuchungsrecht.
Hinweis:
Wohnräume dürfen von den Beamten der Kassennachschau gegen den Willen des Inhabers grundsätzlich nicht betreten werden. Eine Ausnahme gilt nur bei Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung.
Welche Folgen ergeben sich bei festgestellten Mängeln in der Kassenführung?
Wenn die bei der Kassennachschau getroffenen Feststellungen hierzu Anlass geben, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer „regulären“ Betriebsprüfung übergegangen werden. Auf den Übergang zur Außenprüfung ist schriftlich hinzuweisen.
Die anschließende Betriebsprüfung kann sich auf sämtliche Steuerarten beziehen. Sie führt bei gravierenden formellen Fehlern oder bei materiellen Fehlern in der Kassenführung meist zu erheblichen Zuschätzungen und damit Mehrsteuern.
Hilfreiche Verhaltensregeln
Betroffene einer Kassennachschau sind keine Beschuldigte im Strafverfahren sondern zur Mitwirkung verpflichtete Steuerbürger. Es sollten somit folgende Verhaltensregeln beachtet werden:
- Ruhe bewahren!
- Immer Ausweis zeigen lassen!
- Steuerberater informieren!
- Benennung einer konkreten Auskunftsperson ggü. dem Betriebsprüfer – andere Personen erteilen keine Auskünfte!
- Keine eigenmächtigen Durchsuchungen des Prüfers (z.B. Aktenschränke) dulden!